در هر زبانی، بیان کلمات محاوره‌ای با رسمی تفاوت زیادی وجود دارد. به عنوان مثال، در زبان فارسی در صورتی که قصد داشته باشید برای یک مقام رسمی نامه بفرستید، باید از فرمت خاص آن استفاده کنید. در زبان انگلیسی هم روال به همین ترتیب است. اگر در حال یادگیری زبان انگلیسی هستید و زیاد به آن تسلط ندارید، برای نوشتن نامه اداری انگلیسی (business letter) نگران نباشید.
قوانین و قواعد خاصی برای نوشتن نامه اداری انگلیسی وجود دارد که اگر آنها را رعایت کنید، نگارش نامه اداری انگلیسی کار چندان سختی نخواهد بود. در این مقاله از شکوه تهران، به بررسی نحوه نوشتن نامه رسمی انگلیسی پرداخته و چند نمونه از آن را ذکر کرده‌ایم.
فرق نوشتن نامه اداری انگلیسی با غیر رسمی
- زبان انگلیسی رسمی (Formal English): کاربرد آن برای اهداف حرفهای یا آکادمیک است. مانند نوشتن نامه رسمی انگلیسی به استاد. در زبان رسمی از اصطلاحات محاوره‌ای، عبارات اختصاری یا ضمیر اول شخص مانند «من» یا «ما» استفاده نمی‌شود. زبان رسمی یا فرمال را هنگام نوشتن نامه، مقاله، یا ایمیل برای مدرسه یا دانشگاه، رزومه‌های ارسالی برای درخواست شغل، یا ایمیل و سفارت خانه استفاده میکنیم.
- زبان انگلیسی غیررسمی (Informal English): هنگام برقراری ارتباط با دوستان یا خانواده در نوشتار و یا در گفتگو استفاده می‌شود. هنگام نوشتن ایمیل‌های شخصی، پیام‌های متنی و در برخی از مکاتبات تجاری نیز کاربرد دارد. لحن زبان غیررسمی، صمیمانه‌تر از زبان رسمی است.
اصول نوشتن نامه اداری انگلیسی
در نوشتن نامه رسمی انگلیسی، جملات و حرف‌ها شفاف و واضح هستند. در نامه رسمی انگلیسی، حرفهای مهم باید در ابتدای نامه به اختصار بیان شوند. می‌توانیم در هنگام نگارش، کلمات یا عبارات مهم را بولد یا هایلایت کنیم تا مخاطب توجه بیشتری به آنها داشته باشد. بهترین آموزشگاه زبان در تهران همیشه این نکات را در نامه نگاری به زبان آموزان یاد می‌دهد.
معمولا فونت انتخابی در نامه‌نگاری‌های رسمی انگلیسی، فونت Times New Roman با اندازه ۱۲ است. برای مشخص‌کردن پاراگراف جدید، می‌توانید بین آنها یک خط فاصله بگذارید. در جدول زیر، اصطلاحات رسمی و غیر رسمی را مقایسه کرده‌ایم:
| غیررسمی | رسمی | ترجمه |
| Hi Robert, | Dear Sir or Madam | آقا یا خانم عزیز |
| Just wanted to let you know | I am writing to inform you | برای اطلاع شما می‌نویسم |
Love, | Yours sincerely, Yours faithfully | با احترام، ارادتمند شما |
Cheers, | Yours Truly, Best regards, kind regards | با سلام و احترام، با احترام |
| Hope to hear from you soon | I look forward to hearing from you | من مشتاقانه منتظر شنیدن از شما هستم |
| You can call me if you need anything | Please do not hesitate to contact me | لطفا در صورت نیاز با من تماس بگیرید |
۷ بخش مهم در نوشتن نامه اداری انگلیسی
طرز نوشتن نامه اداری انگلیسی، بسته به هدف و مخاطب اجزای مختلفی خواهد داشت؛ هرچند که تقریباً همه نامه‌های اداری یک ساختار ثابت دارند. در ادامه بخش‌های مهم نامه اداری را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
۱- Subject line یا موضوع اصلی نامه
نامه یا ایمیل به هر قصدی که نوشته شود، باید از همان ابتدای نامه، موضوع به صورت کاملاً شفاف و دقیق بیان شود. به عنوان مثال: موضوع نامه می‌تواند تبلیغ یک محصول و یا پیام تبریک، شکایتی از یک اتفاق و یا پیشنهاد خاصی باشد. لطفاً در انتخاب موضوع نامه وسواس بیشتری به خرج دهید.
۲- Contact information یا اطلاعات تماس
در این بخش، ما به مخاطب خود می‌گوییم که چطور می‌تواند با شما در ارتباط باشد. این اطلاعات تماس شامل: نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل می‌باشد. راه‌های ارتباط با شما بهتر است، بالای صفحه نامه ذکر شوند و در زیر آن، اطلاعات شخص گیرنده قرار گیرد. این قسمت از نامه، شاید حیاتی‌ترین بخش آن است؛ زیرا اگر فرد گیرنده بخواهد جوابی به نامۀ شما بدهد، باید اطلاعات تماس شما را در دست داشته باشد.
۳- Greeting یا سلام و احوال پرسی
بدون سلام و احوال پرسی هم مگر می‌شود نامه یا مکالمه‌ای را آغاز کرد؟ در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. البته باید دقت داشته باشید که اسم مخاطب را در نوشتن نامه اداری انگلیسی درست بنویسید. در زبان انگلیسی، برای مخاطب قرار دادن هر جنسیتی بسته به متاهل یا مجرد بودن، از پیشوند به خصوصی استفاده می‌شود.
- برای بانوان متأهل از پیشوند Mrs.
- برای بانوان دوشیزه از پیشوند Miss.
- اگر از وضعیت تاهل اطلاعاتی نداشته باشیم از پیشوند Ms استفاده میکنیم.
- برای آقایان هم به طور کلی از پسوند Mr استفاده می‌شود.
در صورتی که، نام فرد گیرنده نامه را نمی‌دانید، از عناوین نیز می‌توانید کمک بگیرید. عناوینی مانند: دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen.، لرد Lord و بانو Lady و غیره. آموزشگاه زبان انگلیسی باید به درستی در مورد احوال پرسی و نحوه شروع نامه نگاری، اطلاعات خوبی را در اختیار زبان آموزان قرار دهد.
مطلب پیشنهادی: نحوه نوشتن مقاله انگلیسی
۴- A brief introduction یا مقدمه کوتاه
داشتن یک شروعی جذاب برای مقدمه نامه، نه تنها مؤدبانه است؛ بلکه می‌تواند نظر مخاطب را برای خواندن نامه تشویق کند. برای اینکار می‌توانید با جملات مودبانه و یا آرزوی سلامتی استفاده کنید.
۵- The main purpose of the letter یا هدف اصلی از نوشتن نامه
حالا نوبت به بدنه اصلی نامه (Body) است. این قسمت، متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان خواهد داد. بدنه اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد؛ زیرا مخاطب را خسته می‌کند. به همین دلیل، سعی کنید خلاصه و خیلی دقیق موضوع نامه را بیان کنید.
۶- Closing یا پایانِ نامه
در پایان نوشتن نامه اداری انگلیسی، برای قدردانی همیشه سعی کنید، جمله‌ای بنویسید. در جدول زیر، برخی از این عبارات را ذکر کرده‌ایم:
| رسمی | ترجمه | غررسمی | ترجمه |
| I look forward to hearing from you | من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم | Give my love to | عشقم را به من برسان |
| If you require further information, please don’t hesitate to contact me | اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، لطفا با من تماس بگیرید | Hope to hear from you soon | امیدوارم به زودی خبرهایی از تو بشنوم |
| Please feel free to contact me if you have any further questions | لطفا اگر سوالی داشتید، با من تماس بگیرید | Just give me a call if you have any questions | اگر سوالی داشتید، با من تماس بگیرید |
۷- Signature یا امضا
در پایان نامه با لحن رسمی، معمولاً امضای ارسال‌کننده که شامل نام فرستنده نامه است، آورده می‌شود. البته که در زبان انگلیسی، علاوه بر نام نویسنده نامه، یک جمله ادبی هم ذکر می‌شود که رایج‌ترین آنها را در جدول زیر ذکر کرده‌ایم:
| Yours sincerely (Dear + name) | ارادتمند شما (نام+عزیز) | Lots of love | عشق فراوان |
| Yours faithfully (Dear Sir/Madam) | با احترام (آقا/خانم عزیز) | All the best | بهترین‌ها برای شما |
| Yours sincerely (Dear + name) | ارادتمند شما (نام+عزیز) | Lots of love | عشق فراوان |
| Yours faithfully (Dear Sir/Madam) | با احترام (آقا/خانم عزیز) | All the best | بهترین‌ها برای شما |
نمونه نامه رسمی انگلیسی به شرکت
در نوشتن نامه به شرکت برای درخواست کار، باید همواره لحن رسمی نامه حفظ شود. در ادامه نمونه‌ای از یک نامه رسمی برای درخواست کار در یک کتابخانه در انگلستان آورده‌ایم. در صورتی که قصد درخواست کار دارید، می‌توانید از فرمت نامه زیر استفاده کنید.
نمونه نامه رسمی انگلیسی به استاد
یکی از گام‌های دریافت پذیرش برای مقطع ارشد و دکتری در دانشگاه‌های خارج از کشور، مکاتبه با اساتید زبان انگلیسی است. اگر قصد تحصیل در کشوری انگلیسی زبان را دارید، باید لحن و نوشتن نامه اداری انگلیسی به استاد را بلد باشید. در ادامه، نمونه‌ای از نامه رسمی انگلیسی مکاتبه با اساتید دانشگاه ذکر شده است:
نمونه نامه رسمی انگلیسی به سفارت
آیا تا به قصد سفر تفریحی به یک کشور دیگر داشته‌اید؟ اگر جواب شما مثبت است، باید با پروسه نوشتن نامه رسمی انگلیسی به سفارت آشنا باشید. اگر با تور سفر می‌کنید، معمولا این نامه‌‌نگاری‌ها توسط آزانس‌های مسافرتی صورت می‌گیرد؛ اما درصورتی‌که خود شما قصد درخواست ویزا دارید، برای درخواست ویزا یک نمونه نامه رسمی انگلیسی به سفارت را بیان کرده‌ایم:
سخن آخر نوشتن نامه اداری انگلیسی
در این مقاله، راجع به نوشتن نامه اداری انگلیسی، تفاوت زبان رسمی و غیررسمی و قوانین و قواعد نوشتن نامه رسمی انگلیسی بیشتر توضیح دادیم. درصورتی‌که، در ابتدای راه فراگیری زبان انگلسی هستید، شاید نوشتن نامه اداری انگلیسی کمی چالش‌برانگیز به‌نظر برسد؛ اما همانطور که پبشتر گفتیم، نگارش نامه رسمی انگلیسی، فرمت خاص خود را دارد که با پیروی از اصول آن، به راحتی قابل نوشتن خواهد بود.
سوالات متداول نوشتن نامه اداری انگلیسی
تفاوت اصلی نوشتن نامه رسمی اتگلیسی به سبک امریکن و بریتیش، نوع املای برخی کلمات است. همچنین کاربرد برخی از اصطلاحات در هر لهجه باهم متفاوت خواهد بود و بهتر است از به کار بردن آنها آگاه باشید.
در نوشتن نامه اداری انگلیسی، مخاطب یک استاد دانشگاه، سفارت با یک مقام والا مقام است؛ که در این صورت باید لحن نامه نامه یا صحبت ما به صورت رسمی باشد. در حالی که در لحن غیررسمی، برخلاف لحن رسمی یا اداری، ارتباط به زبان عادی و محاوره بدون مانع است.نوشتن نامه اداری انگلیسی به سبک امریکن و بریتیش چه تفاوتی با هم دارند؟
نامه رسمی (اداری) و غیررسمی چیست؟
بدون دیدگاه